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Qui sommes-nous ?

Protéger, accompagner, innover : découvrez en plus sur notre raison d’être

Pourquoi avons-nous besoin de vous ?

La Direction métier DGD Développement recrute un(e) assistant(e) de direction dans le cadre d’un remplacement détachement.

Rôle :

- Assister un ou plusieurs directeur(s) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacement, communication, préparation de dossiers...)

- Organiser et coordonner les interactions internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure

- Réaliser des suivis de reporting d’activité et supports de présentation Codir

- Prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques

- Prendre en charge tout ou partie des activités décrites dans la fiche emploi

Quelles seront vos missions ?

- Organiser les agendas, planifier, organiser les réunions, les RDV, les manifestations et les congés pour une ou plusieurs directions ou un ou plusieurs départements au sein d'une direction ; s'assurer de la prise en charge de l'ensemble des éléments afférents (transports, repas et tout élément logistique associé)

- Prendre en charge l'interlocution et l'interface entre les équipes et le/les directeur(s) et entre le/les directeur(s) et leurs clients (internes/externes) afin de faciliter la transversalité ; coordonner les interactions entre les différents directeurs et/ou la direction générale via le réseau des assistantes

- Contribuer à l’organisation des séminaires pour sa direction et assurer la coordination des différents prestataires pour cette occasion.

Prendre en charge le suivi de l'activité ou d'événements spécifiques du domaine en appui du ou des directeurs :

- Organiser la collecte d'informations nécessaires au bon suivi des dossiers ou à la préparation d'événements spécifiques ; s'assurer de la recevabilité des documents et dossiers reçus selon les normes et délais en vigueur afin de les compiler, de les transmettre aux concernés ou de traiter le 1er niveau de réponse

- Gérer et suivre les factures, les notes de frais et mettre à jour les outils de suivi, de reporting et les bases de données de la Direction en s'assurant de la cohérence d'ensemble des données et assurer un reporting de ces données auprès du directeur

- Anticiper les actions afin que l'ensemble des éléments nécessaires à un dossier soit bien disponible au moment attendu

Participer à la bonne mise en œuvre des activités de la Direction :

- Traiter les décisions et gérer les situations urgentes ou particulières par délégation ; le cas échéant être amené(e) à préparer et organiser des dossiers d'aide à la décision

- Participer à l'instruction, au suivi et à la préparation de dossiers et supports liés à l'activité (constitution, synthèse, maj. de fichier)

- Réaliser le suivi administratif des dossiers en cours

- Gérer le flux des documents, la gestion de la base documentaire du domaine et réalise les CR de réunions

Organiser et coordonner la diffusion de l'information liée à la Direction, en interne comme en externe, afin de garantir la satisfaction client et l'efficience opérationnelle :

- Accueillir en omnicanal et orienter les différents interlocuteurs et leurs demandes ; assurer le suivi des demandes jusqu’à leur résolution et en informer le commanditaire, et notamment dans les demandes émanant de la Direction, de responsables d'organismes partenaires, de clients ou des instances ; s'assurer de la qualité de la réponse apportée ou prendre en charge la réponse

- Assurer le partage d'informations au sein de la direction

Où allez-vous travailler ?

Possibilité d’être basé(e) sur les sites suivants :

- 3-5-7 esplanade de la Gare - Saint Laud 49000 ANGERS

- 139/141 rue Paul Vaillant Couturier 92240 MALAKOFF

- 2-16 rue Clisson 75013 PARIS

Ce poste est fait pour vous si :

Vous avez une expérience professionnelle reconnue une fonction similaire.

Compétences :

- Sens de la discrétion et de la confidentialité, adaptabilité, polyvalence et réactivité

- Solides connaissances des outils du Pack Office et outils internes (Havas Voyages - Eurecia - Sphere…)

- Réactivité, agilité, capacité d’adaptation

- Discrétion et pédagogie

- Capacité à remonter les infos

- Bonne gestion des interactions : réseau interne

Votre accompagnement en intégrant le groupe :

En intégrant le groupe MALAKOFF HUMANIS, nous suivrez un plan d’accompagnement adapté lors de votre prise de poste.

Tout au long de votre parcours professionnel, vous pourrez bénéficier de différents dispositifs de formation et évoluer au sein du Groupe grâce à nos opportunités en mobilité interne.

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