Pourquoi avons-nous besoin de vous ?

Rattaché à la Direction Frais Généraux, vous encadrerez une des deux équipes Engagements et Dépenses.

Vous serez en charge de la bonne gestion des dépenses du périmètre MHTECH (prestations intellectuelles, achats de matériels et logiciels),  de l’engagement des dépenses à la validation des factures . Vous assurerez le bon traitement des engagements et fournirez le reporting sur votre périmètre d’activité.

Vous encadrerez une équipe de huit personnes présentent sur plusieurs sites du Groupe.

Quelles seront vos missions ?

L'organisation du travail pour une meilleure fluidité des opérations et une répartition équitable des tâches:

• Planifier et organiser les activités journalières en fonction des priorités de mon manager d’activité
• Distribuer les missions en tenant compte des compétences, de l’autonomie et la disponibilité des collègues
• Coordonner l’organisation des travaux en temps réel et prendre part à l’activité pour répondre aux exigences opérationnelles
• Veiller à la bonne utilisation des outils/ des ressources ainsi qu’au respect des process pour une activité efficace et conforme aux attendus 
• Fournir le reporting mensuel de l’activité
• Assurer l’administration fonctionnelle et le support de l’outil d’engagement de dépenses e-gouvernance.

La résolution des difficultés quotidiennes pour garantir la continuité des activités:

• Identifier les dysfonctionnements et proposer des solutions concrètes immédiatement applicables
• Agir en tant que point de contact, faire remonter les alertes ou les risques
• Négocier des solutions rapides avec les parties prenantes internes/ externes de nos activités
• Mettre en place des actions correctives pour éviter la récurrence des problèmes identifiés

Le maintien de l’implication et la motivation des collègues, de leur progression et de leurs initiatives:

• Suivre les indicateurs d’activité / de réalisation au niveau individuel et collectif
• Organiser des points réguliers avec l’équipe pour valoriser les efforts et les progrès
• Créer un environnement de travail positif dans lequel chaque collègue se sent utile et valorisé
• Encourager la prise d’initiative en donnant de la latitude dans l’exécution des activités

Le renforcement de la qualité des échanges entre les collègues et de la cohésion au service de notre efficacité collective:

• Animer des points d’échange réguliers pour partager les informations qui conditionnent l’efficacité collective
• Vérifier que chaque collègue dispose des informations essentielles pour mener à bien ses missions
• Encourager les feedbacks entre collègues et avec les autres métiers pour améliorer nos fonctionnements
• Identifier et traiter les possibles tensions ou conflits entre collègues pour éviter qu’ils dégradent la qualité de la collaboration ou deviennent des obstacles à notre performance d’équipe
• Participer active au projet de développement de la direction et à l’amélioration des processus. 

Où allez-vous travailler ?

Sur notre site, au 139-141 rue Paul Vaillant Couturier 92240 MALAKOFF.

Ce poste est peut être fait pour vous si :

• Vous justifiez d'une première expérience de pilotage d'activité, vous avez le sens de l’organisation, de la planification et de l’anticipation
• Vous êtes doté de bonnes capacités d’analyse et de synthèse
• Vous êtes rigoureux, réactif et fiable
• Vous avez des qualités relationnelles et la capacité à travailler en transversalité
• Vous avez une bonne maîtrise d’Excel et vous êtes à l'aise avec les chiffres